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信泰人壽保險股份有限公司是經中國保險監督管理委員會批準,于2007518日注冊登記的全國性保險公司。公司總部設于浙江杭州,注冊資本14.91億元,可經營各類人身保險業務,目前已開設浙江、江蘇、北京、河北、福建、河南、山東、黑龍江、遼寧、上海、湖北、江西、寧波、廣東、廈門、青島、深圳、大連18家分公司,下轄63家三級機構和258家四級機構。

 

開啟信息化建設之旅

人力資源管理工作已不再局限于早期的“人事”工作,而是轉為戰略研究、資源整合、員工激勵等系統的人力資源管理體系建設,進而將“人力資源”真正變為企業的“人力資本”。隨著信泰保險組織規模的不斷擴張,人員規模的不斷擴大,在不斷加強內控管理和風險防范的同時,對人力資源管理也提出了更高的要求,原有的人力資源管理模式已經不足以支撐日益更新的人力資源管理體系運作,手工作業模式造成人力資源管理者將大量的精力耗費在行政瑣事上,此外跨地域、跨層級管理也成為人力資源管理的難題。為了提升信泰保險的人力資源管理水平,更好的發揮人力資源管理體系在公司配置上的主導作用,公司認識到必須要有新的人力資源管理模式,因此公司開始著手引進先進的人力資源管理系統支撐企業管理的發展。

根據信泰保險自身特點,以堅定不移打造制度化和執行力平臺為方針,加強基于先進的信息和互聯網技術的全新人力資源管理模式——“e-HR管理系統”受到了信泰保險的關注,希望借助e-HR管理平臺,實現人力資源各模塊流程化作業,提升工作效率、提高成本和風險控制能力、信息分析能力,從而有效改進全員的人力資源服務模式。在此背景下,信泰保險通過對多家e-HR廠商進行充分調研與分析,最終決定利用宏景e-HR系統打造信泰保險人力資源管理信息化平臺。

信泰保險啟用宏景e-HR系統的時間比較早,早在200711月項目就已正式啟動,200810月,總公司及下轄分公司系統正式上線,其涉及業務主要包括員工信息管理、勞動合同管理、人事異動管理、薪酬福利管理等急需提升的業務,隨后很快實現了薪酬報表與財務憑證系統的對接以及人事異動與工作流管理系統的對接,將e-HR系統作為人力資源信息核心數據源,實現了各系統之間的人事數據共享。

隨著管理模式不斷提升、管理規模不斷擴大以及管理程度的日趨復雜, 2013年信泰保險針對當前問題和未來發展的需要,開始了宏景e-HR系統新一輪的升級完善,將原有系統升級到最新的BS版本,并把考勤管理、招聘管理、績效管理、人力成本等業務擴展進來,并以取得初步成果。

 

打造數據之源,建設集中統一的人力資源信息平臺

隨著信泰保險人員規模日益增長,對人員信息集中管理提出了較高的要求,原有的紙質檔案、合同管理方式不僅不方便查詢,管理漏洞也隨之產生,下屬分公司定期通過Excel表上報人員信息情況,造成數據滯后、更新不及時等問題,同時隨著人員的頻繁流動,信息不準確的問題也越來越突出。這一系列問題都增加了管理的難度及復雜程度,降低管理成本、提高工作效率及數據準確性成了迫切需要解決的問題。

借助宏景e-HR系統,信泰保險建立起全股份公司統一的人力資源數據平臺,實現了各城市、各分子公司、三級機構以及所有員工數據的集中管理、實時共享和動態更新,通過多維度查詢功能,讓人力資源部真正做到“數清人頭、摸清家底”。經過6年的使用,目前系統管理著包含總部和下屬的18個二級機構,63家三級機構,258家四級機構,約4000余名在職員工的各項動態信息,實現了信泰保險人力資源信息的高度統一和共享應用,充分利用各種統計、查詢等便捷工具,全方位、多層次的開發出企業的人力資源潛力。同時通過系統實現了上下級數據信息結構規范化、標準化,應用分級維護與管理,達到信息共享、資源共享,從而快速提升了各層次人力資源管理水平。

 

實現流程化、一體化、規范化的人力資源基礎業務管理

企業規模的擴張,給人力資源管理帶來了包括人員錄用、合同管理、轉正、調崗等大量事務性工作,這類工作具有較強的流程化、重復性、時效性特征,并且由于工作量較大,一旦延遲或錯漏將可能給企業帶來勞動糾紛風險。

通過e-HR系統,各項管理工作減少了人為因素的影響,保證了數據準確性,工作效率全面提高。比如利用預警平臺對員工合同進行管理,根據設定預警條件周期,實現了合同到期提醒、合同打印等處理,合理降低了管理成本。

此外由于信泰保險各類業務審批匯報層級復雜,為完全滿足企業的各項流程審批,宏景軟件實施顧問利用系統良好的集成性,實現了工作流管理系統與e-HR系統的無縫集成,實現了《擬聘人員錄用審批》、《內部調動及薪資調整審批》、《員工在線請假審批》等相關審批集成。通過集成方式,實現了全員全生命周期的管理,大大提升了管理的精細化、規范化程度。

 

上下一體,細節把控下的全員管理

信泰保險分支機構眾多,跨地域和多層級的人力資源管控需求日益增強,通過e-HR系統實現了從總部到下屬分公司統一的人力資源基礎信息管理,通過與流程關聯,保證了人員基礎信息的及時更新。其次為了保證信息的真實可靠,公司要求只有員工信息正式錄入e-HR系統,滿足薪資核定的員工才能核算薪酬、繳納保險,這就促使下屬分公司業務人員必須及時維護更新員工信息,確保了信息的真實有效,同時保證了總部對下屬分公司人員信息的實時監管,實現了對下屬分公司、三級機構以及四級機構的人力資源管控。 


此外由于保險行業的特性,信泰保險人員變動頻繁,員工入離職業務占用了大量時間和精力,離職后再回來的重復入職辦理情況時有發生,信息的重復錄入、校驗,不僅效率低下且存在著一定用人風險,如這類員工上次離職是否是由于違規原因造成,原有工作表現如何等都無法及時得到核實。通過e-HR系統人事異動校驗功能,實現了快速校驗“擬入職人員”是否為二次入司人員,針對“二次入司”的員工,根據崗位類型的不同,分為內勤、中介外勤、其他外勤三種類型進行 “二次入司員工”業務審批。業務辦理完成后人員信息自動做移庫處理,將原有保存在離職人員庫的員工信息轉移到正式員工庫中,通過e-HR系統管理該類審批業務不僅提高工作效率,同時也為企業降低了用工風險。

 

智能計算,方便快捷的薪酬保險管理

信泰保險員工薪酬構成體系較為復雜,根據不同業務部門(如內勤、團險、銀保、經代、電銷、個險等)工作業務的差異化,導致薪酬結構、薪資核算方式也有所不同,參與薪酬核算的數據源包括崗位定薪、績效考核結果、考勤異常情況等多個方面,此外多地域保險福利的核算和繳納使得管理難度加大,錯漏難免。

宏景e-HR系統引進后,這些問題都得到了有效解決: e-HR系統靈活自定義的薪酬管理模塊,根據不同薪酬結構、核算方式,定義了多種薪酬類別,每種類別的中薪資項目、計算公式,都完全與對應的薪酬發放政策一致,同時工資項目靈活多變的設計也滿足了公司薪資政策調整的需要。 


每月只需通過薪資變動功能,將崗位變更員工變動后的薪級薪檔重新進行核定,同時將員工考勤數據、績效考核結果數據引入薪資管理系統中,通過自定義計算方式方便快捷地計算出公司全體員工的薪酬,并自動生成財務憑證報表與財務系統對接,用于帳務處理。保險核算根據社保繳納的基數不同,實現對社保、公積金的統一扣繳。

此外,通過薪資分析功能,實現了薪酬的深度分析,幫助管理層了解薪酬發放現狀,為薪酬制度決策提供數據依據。   

 

輔助領導,直觀、準確的決策分析

 

人力資源管理最關鍵的是發揮企業現有的人才價值,把合適的人放到合適的崗位上。信泰保險多年來的發展與積累,涌現出大量的干部和人才,如何把這些干部和人才放到最合適的崗位上,是人力資源管理工作中最關注的問題。

信泰保險數千人的人員規模,如果不進行實時盤點,很難掌握各業務單元的人力資源配置狀態。因此信泰保險每個月都動態地進行關鍵崗位盤點,這些關鍵崗位人員發揮價值的大小、績效狀態怎樣,只有通過及時盤點才能搞清楚,并及時調整管理策略。

在這種情況下,如果靠手工去做,僅僅每月人員信息收集更新這一項工作,也是不可能及時完成的。現在通過e-HR系統完成了所有人才信息采集工作,并生成各類統計圖或統計表,減少了統計工作量的同時,支撐起對關鍵崗位、關鍵人才的分析需求。


宏景e-HR系統作為信泰保險整體信息化建設的重要組成部分,在管理發展中承擔著重大責任,隨著系統應用的不斷深入及公司的不斷發展壯大,雙方的合作也將越來越密切,始終以戰略合作伙伴關系推動企業人力資源管理信息化建設,切實有效的加強企業人力資源管控能力。


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