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       北京聯合大學是1978年全國高考制度恢復后,由北京市提供辦學場地,北京大學等30多所部屬高校提供師資,建立所屬高校分校,19851月,經教育部和北京市政府批準,成立了北京聯合大學。全校有在校生近30000人,教職工3000多人。全校共14個學院,其中6個學院是副局級法人學院,法人學院具有相對獨立的人事權。因此,在分校合并后,各法人學校之間存在著機構設置重復、學科和專業重合等情況全校共14個校區,分布在北京的6個區縣,其中,6個法人學院分布在北京市的3個區。

 

一、多校區-多法人有哪些特點呢

 

1.多校區必然導致的多地域性

 

√ 多校區高校會使教職工和管理人員都更加重視信息系統建設;

√ 教職工在使用人事信息管理系統時會復雜因素而更容易出現使用困難的情況。比如,在網絡不能覆蓋的地方將無法使用信息管理系統;

√ 人事信息系統的設計不太適宜于選擇成本較高的點狀布局(即一個校區部署一套系統),而是需要采用適應網絡化需要的C/SB/S架構設計(這種架構可在管理中心所屬的校區部署一套系統,所有校區通過網絡共同使用,這種部署成本也相對較低);

√ 多地域問題使得信息的搜集、整理、處理、分析都要考慮不同地域的特殊性;

 

 

2.多類型管理模式


      多校區、多法人模式的高校必然會衍生多種類型的管理模式和管理環境。多種管理模式和各異的管理環境必然會給系統建設的各方面都增加了統一化和規范化的難度。具體表現為:

√ 字段的設計,不同法人之間對相同的字段可能存在不同的含義;

√ 在人事日常管理,如人員調配、培訓、年度考核、薪資發放等過程中,各法人之間存在著不同的工作流程。

√ 各法人之間對人事政策的掌握不一致,對信息系統中字段的理解不一致,可能會導致分析數據失真,給決策帶來影響。

√ 如果多法人管理體制正處于巨烈的調整期,各法人學院責權利發生變化,這會對人事信息系統建設帶來困難。

 

3.復雜性

 

√ 多校區、多法人兩種因素相互聯系相互影響,必然會增加人事信息系統建設的復雜性。

√ 多法人分布在多個校區,各校區功能相對完善,都有相對獨立的人事話語體系,這將會使學校的整體人事管理工作更加復雜;

√ 多校區分布在不同的地區,在處理人事仲裁、社會保險等與所在地域較為緊密的業務時,可能存在著流程不一樣,政策不一致的問題;

√ 多校區多法人的組織體系,使得我們在系統架構設計時,可能會使我們更加考慮系統設計的易操作性和靈活性,放松對安全性的要求;

√ 在組織架構設計過程中,校級機構院級管理等情況可能會使得人事信息統計等存在困難等等。

 

二、信息化支撐下的管理體系建設

 

1.建設原則

 

       基于多校區多法人的高校管理現狀及未來管理提升的多重需要,北聯大誠然需要一套相對成熟且具有一定前瞻性的系統建設原則以科學地指導人事管理系統建設。

 

1)著眼于人的發展為系統建設的核心

 

      人是信息系統建設的核心要求,信息系統建設著眼于人的發展也是系統建設的基本要求。

 

      高校人事信息系統建設應從高校實際出發,著眼于高校中長期發展為目標,以人力資源管理工作業務應用為核心,以信息資源開發利用為主線,以人事信息管理為依托,形成一個資源布局合理、業務體系完備、運轉協調高效、安全保障有力的人事管理網絡平臺。

 

      把人的發展作為系統建設的著眼點設計和建設,對多校區多法人人事信息管理系統建設具有更加重要的意義,它可以繞開學校多地域、多種管理模式以及管理環境變化造成的困擾,重視人的唯一性,具有科學性和前瞻性。

 

2)著眼于多校區、多法人的特殊辦學體制

 

       多校區的辦學特色決定了高校人事信息管理系統不太適合采用成本較高的點狀布局,而較為適合采用基于網絡式的開放式布局,這樣,多校區人事信息系統就不太適宜于采用C/S架構,而應該采用B/SC/S相結合的架構。

 

      這既可以降低客戶端成本,又可以便于信息的采集。這同在各校區設置客戶端的點狀布局相比,這種架構方式減少了各法人學院系統集成的環節,便于實時采集數據,提高了工作效率。

 

3)把握事業單位人事制度改革大勢

 

      高校事業單位改革雖然發展很快,但后續改革空間依然很大,因此,高校人事信息管理系統的設計和建設要給后續事業單位人事制度改革留出空間,這要求高校人事信息管理系統要有較大的延展性和二次開發空間。

 

      人事信息系統的再造過程實際上是對高校人事工作流程的再梳理過程,這同樣為高校人事工作提出了要求,多校區多法人人事制度改革力度相對較大,調整較為頻繁,因此,其人事信息系統建設要伴隨著學校人事制度的改革與推進,相得益彰,互相推動,才能提高效率。

 

2.系統框架及模塊設計

      結合學校的個性特點和人事管理現狀我校采用B/SC/S相結合的系統框架,根據人事管理系統建設規劃合理構建第一階段的功能模塊。

 

1)采用B/SC/S架構

      B/SB/S各有其特點,B/S最大優勢為建立在廣域網基礎上,不必是專門的網絡硬件環境,客戶端免維護,適用于用戶群龐大,分散地域,或客戶需求經常發生變化的情況。北京聯合大學有3000多名在職教職工,還有近3000名離退休教職工,用戶群體龐大,同時,考慮到其用戶需求不同,且系統的使用對象分布在北京市不同的區域,學校正處于快速發展期,人事管理流程不斷優化和變化,因此,系統設計采用了靈活性和操作性較強的B/SC/S雙架構模式。

 

2)合理建構功能模塊

      主要思想是,按照編制(機構)、人員兩大管理模塊建設。同時,針對人事管理中的較為復雜的專業技術職務聘任和考核管理工作,單獨構建管理模塊,并設有自助模塊作為教職工培

訓、職業生涯規劃設計等平臺。

 

編制(機構)模塊:實現多維度的組織架構體系構建,提升學校組織架構統一規劃能力。支持職位說明書、組織績效考核管理、干部測評的數據聯動。實現全校的編制管理。

 

人員管理模塊:1)人員的日常管理。包括人員基本信息、崗位聘用、專業技術職務晉升、合同管理、薪酬保險管理預警等日常管理等。(2)便捷地實現學校內部跨單位、跨部門的人員異動管理需求,并對人員總量、人員結構以及人員流動等關鍵指標進行精細監控;(3)整合薪資結構的管理,實現學校對人力成本的規劃和控制的管理過程,能夠從源頭上規范學

校薪資發放規則和發放總額的管控,為人力成本控制提供有效的工具和手段。

 

考核模塊和專業技術聘任:1)按照學校設定的校院二級管理體制,形成符合學校要求的考核指標體系,同時,根據各學院考核指標,由各二級學院自主設置考效指標體系、自主錄入考核結果、實現學校對全校教職工考核有效的監控管理。同時,形成考核評價報告,明確教職工工作績效。(2)專業技術職務聘任模塊實現人事管理信息系統與教務管理信息系統、科研管理信息管理的互動,調用數據,并形成人員專業技術職務分析報告。

 

自助服務:1)通過人力資源系統實現與全體教職工互動,教職工通過系統了解到自己的信息,通過在線系統,實現在線學習、在線考核,提高工作效率。(2)支持各學院、各級領

導通過系統直接、方便、客觀地了解掌握自己部門的情況,支持不同部門的領導參與到學校統一的人力資源管理工作中來。

 

分析模塊:需要實現功能強大的制表工具,要可以靈活、高效地定制花名冊、登記表、統計報表,以滿足學校在不斷發展中多元、科學的數據統計需求。提供全方位、立體化、動態

的、實時的人事分析報表,為發展策略提供最有力的支持。

  

 

三、多地點、多法人的未來管理體系改進設想

 

√ 2015年年底完成人事信息系統一期建設,實現聯合大學人事信息數據統一管理與利用。

√ 2016年年底前,建設完成聯合大學人事信息系統中專業技術職務模塊與考核模塊建設二期工程,并以此為契機,加強人力資源管理系統與校黨委組織部、離退休干部處、教務處、科研處、財務處的信息共享,一體化管理機制比較完善,人事管理工作效率和水平明顯提高。

√ 2018年,建設完成人事信息系統三期工程,探索建立教職工生涯規劃、北京聯合大學高層次人才評價體系模塊建設,進一步提高全校人事管理科學化、規范化、信息化水平。

 

四、幾點體會

 

(一)流程設計先行。

 

      立項之初,高校人事部門就要從優化人事流程入手,并按照工作流程開展系統結構設計。流程設計包括兩個方面,包括人事工作外流程與內部流程兩個方面,外部流程主要涉及人事部門同教務、財務等部門的配合。由于傳統習慣的影響,高校各部門之間職能不同,可能造成系統設計與實際工作不相吻合的情況,這需要人事部門加強同相關部門的協調,做到部門之間相互理解與配合。內部流程關鍵在于能否按照人事工作的科學規律設計流程。人事工作是科學且有規律的,按照人事科學規律設計流程,系統的開發就會越來越順利,否則,開會就會慢慢陷入被動。

 

(二)標準規范。

      多校區多法人學院要更加重視系統字段、信息規范的標準化。要形成統一指導,分級負責的局面。學校負責全校人事管理信息系統數據庫建設的統一指導、統籌協調推進全校人事管理信息化建設,各副局級學院人事處負責組織實施本學院人事信息系統數據錄入、整理及分析工作。流程規范。制定人事信息說明書,形成科學規范的人事工作流程,進一步強化各學院以及人事處內各崗位的分工負責與協作。協作規范。要加強與組織部、離退休干部處、教務處、科研處、財務處等部門聯合,共同參與、協同推進,實現數據共享,提高數據利

用效率。

 

(三)責任明確

      人事信息是人事工作的信息虛擬化,是以信息的形式記載傳輸人事日常工作,為后續工作提供信息支持。因此,人事信息系統的信息維護應當結合日常工作,按照“日常工作誰負責,,信息工作誰維護”的原則,做好信息維護工作。可以采用專設崗位負責協調,各崗位密切配合的原則,讓每一位工作人員參與其中的辦法,確保人事信息系統信息工作不失真。做到責任明確。


(四)重視培訓。

      要請系統設計人員開展對系統的使用培訓,要利用人事信息系統的便利性,吸引工作人員感興趣。要加強對使用人員的制度和安全意識教育,確保系統數據的準確與安全。


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