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      北方工業大學是北京市屬的以工為主,理、工、文、經、管、法、藝相結合的多科性大學。學校設有8個學院,1個教研部,20個系,13個教學實驗中心,13個研究設計院所,教職工總數近千人,在校生11000余人。

 

     發展中的困惑

 

      北方工業大學近年來學科建設發展迅速,對大學人事管理提出越來越高的要求。

     一是教職工人員信息準確性難以保證。之前,在手工管理方式下,人員變動難以及時上報、維護,各類紙質文檔信息經常處于滯后狀態。一旦需要查閱人事信息,就需要翻箱倒柜地查找紙質文檔,查詢、統計工作耗時費力。

     二是工作量逐步增大而工作效率難以提高。面對教職工隊伍規模不斷增加和人事管理工作量的不斷擴大,人事處經常陷于左支右絀的境地。比如工資管理就是一個讓人頭疼的問題,采用Excel方式進行管理時,平時工資變化不大的情況尚可應付,而一旦遇到類似每年年底薪級工資調整這樣的工作,那么工作量驟增,往往需要加班完成;而且由于關系到每個教職工的切身利益,計算必須精確無誤,工作壓力很大。

     三是管理規范性和精細化程度提升受到制約。由于校內各個單位不再設立專職的人事管理人員,而是由其他類別人員兼任。這些兼職人員既缺乏人事管理專業性,還經常發生人員變更,這也是很多大學非常普遍的狀況;在手工方式下,院系內部的考勤、人員變動等基礎人事管理流程規范性難以保證。

     這些問題讓毛處長想到了信息化。毛處長曾主管圖書館管理,期間有效推動了數字化圖書館建設,取得了很好的成效。面對人事管理滯后于數字校園建設的情況,北方工業大學在2010年初啟動了人事管理信息化項目。e-HR系統于年中順利上線,在近兩年的運行中,信息系統的優勢和效果逐漸體現出來。

 

     建立整合的人員信息庫

 

     基于信息化系統,北方工業大學建立起全大學集中的教職工人員信息庫,全面涵蓋機關、教學、教輔、承包四類單位,在職、離休、退休、編外等各類型人員,實現了紙質文檔的信息化。

     這一轉變,首先解決了信息分散和不準確的問題。由于人員基礎信息和各類人員變動流程自動關聯,一旦人員變動審批完成則相關信息自動更新,這樣就避免了人員變動導致的信息變更滯后問題。

     再次,各類查詢統計方便快捷。人員信息查詢統計是人事部門極為經常的一項工作,在e-HR系統內可以方便地完成各類信息查詢,生成各類統計報表,大幅度提高了工作效率。

 

     精細高效的工資管理

 

     工資管理的應用大大提升了管理精確度和效率,對于這一點毛處長非常滿意。

     一是日常工資發放業務效率大幅度提升。只需要將國家事業單位工資標準和學津補貼標準定義到e-HR系統內,并及時維護教職工崗位等級和薪級信息,每月再將考勤信息及時導入,系統就可以自動完成工資計算,生成規定格式的銀行報盤數據。工資發放業務就變得簡單高效。

     二是各類調資業務準確無誤。按照事業單位工資管理制度,每年都要處理大量職務、職稱晉升相關的崗位工資調整和大量年度薪級工資調整,這項工作政策性很強,加上涉及員工切身利益而備受關注。以往的調資工作往往需要按照資格條件,對照紙質文檔逐一核準,而紙質信息可能存在不準確的問題,因此工作壓力很大。在e-HR系統下,由于各項基礎信息準確,只需要將薪級調整的條件設置為漢化公式,系統即可自動檢索出符合條件的調資人員,通過信息化手段保證了調資業務的準確、無遺漏。

圖:自動完成符合調資條件人員檢索


       三是工資分析能力增強。為了增強工資分配的科學性、合理性,經常需要對工資進行多維分析,比如對不同類別人員、不同院系、不同職稱、不同職務等級人員進行分析以及各類跨年度縱向分析等。以往Excel管理方式下,各類分析耗時費力,而宏景e-HR系統可以將上述各類分析模型預置到系統內,這樣就可以隨時完成各類分析工作,把復雜問題簡單化。


       規范的人事管理流程

 

規范性是事業單位人事管理的基本要求,而在院系分散管理的條件下保證規范性實在不易。

如何讓非專業的兼職人員也做到規范管理呢?信息化是一個非常有效的方式。如上所述,北方工業大學將教職工轉正定級、職務職稱晉升、薪級晉升、退休等人事管理流程都通過宏景軟件對象化的工作流引擎預置到e-HR系統內,各流程還與相應的工作表單關聯;系統按照管理關系和流程節點自動推送任務到相關人員系統桌面,只需登錄自助平臺,點擊鏈接即可進行相應審批。這種流程化、表單化、信息化的操作手段保證了人事管理流程的規范執行。


     便捷充分的管理參與

 

     大學是一個高級人才集中的組織,教職工普遍具有較強的知情權意識和管理參與意識。在以往的手工管理方式下,這些需求難以做到及時滿足,在一定程度上影響了教職工對人事管理的滿意度。

北方工業大學e-HR系統重視員工自助平臺的應用。通過自助平臺,全體教職工都可以隨時隨地登錄系統,了解個人基本信息以及考勤、休假、薪酬、福利、個稅等各類信息,查詢各類人事管理制度;而院系管理人員還可以根據權限查看所轄教職工的上述信息,還可以在線完成前面所述各類人事審批。e-HR系統就成為了一個7×24的人事處,充分滿足了教職工的知情權和管理參與要求,提升了人事管理的滿意度。

人事處e-HR負責人認為北方工業大學的e-HR應用取得了階段性成果,但還不夠,今后將著眼于更豐富、更充分的應用,逐步將招聘、績效管理、培訓管理等納入系統,從而進一步提升大學人事管理水平,將北方工業大學人事管理信息化水平不斷推向新的階段。


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