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中交第一公路工程局有限公司(以下簡稱“中交一公局”或“公司”)始建于1963年,現隸屬于中國交通建設股份有限公司。經過近五十年的發展,公司成為以承建國內外高等級公路、特大型橋梁為主,集施工、設計、監理、科研、檢測、機械制造于一體的國家大型公路工程施工總承包特級企業。

 e化人才管理的契機

 建筑業是國民經濟的支柱產業,隨著我國經濟的高速發展,我國的建筑施工企業無論在經營規模還是在從業人數上都發生了巨大的變化,但由于建筑施工行業總是采用項目制管理模式,組織靈活形式多變、人員流動頻繁、匯報關系復雜。這就為人力資源管理帶來了巨大困難。中交一公局隨著經營規模的不斷壯大,對企業的人力資源管理也提出了更高的要求。

首先,三級人力資源管理的方式給公司實現規范管理、落實監控機制帶來了很大的難度。隨著公司經營業務的不斷多樣化,中交一公局項目數量逐年增加,目前下屬二十個子分公司,擁有300多個施工項目及多個公司直屬項目。與此相對應,公司人力資源的管理層級從上至下設立了人力資源處、所屬單位人力資源科和各公司所屬項目人事專員,管理層級過多,且公司對項目人員管理的地域輻射面過大,較難形成規范的人力資源管理。

其次,員工數量眾多、人員類別復雜且內部流動頻繁,使所屬各單位之間的業務關系較為繁雜。全公司近1萬人,按人員性質劃分,主要分為正式職工、外聘職工、返聘人員、以及少量的內退和待崗人員。由于大多數的員工主要在施工項目上,因此人力資源業務除了工資由項目發放外,所有員工的人事檔案和保險關系都由公司所屬各單位機關負責管理。并且由于公司內部各單位、各項目之間,員工流動性較強,要求各單位之間人員關系必須及時轉接,這就給人力源業務的開展帶來了極大的困難。

再次,公司同下屬各單位人力資源管理模式同中求異。中交一公局堅持總部統一指導,各分子公司人力資源部自行運轉,實行管放相結合的基本原則。在保持全公司政策統一的基礎上,各所屬公司在管理上又有各自的特點,實行員工屬地化管理,這就造成總公司和子分公司的業務對接有一定復雜性,且無法有效實現人力資源管控。又因公司人力資源業務主要是用Excel來處理,不僅效率較低,也很難有效的解決上述管理難題。

為了滿足申請公路工程施工總承包特級資質的要求,促使公司啟動人力資源信息化建設,自2011年起,公司就已開始與宏景軟件合作,搭建了全集團集中統一的人力資源管理信息化平臺。目前通過宏景e-HR系統的使用,公司已經行之有效的實現了人力資源集團管控,同時人力資源各項管理工作也得到了顯著提升。

 加強多層級公司人力資源管控力度

 由于公司所屬300多個項目分散在海內外以及全國各地,各類人員的準確信息都掌握在不同層級管理人員手中,員工信息呈現“多級管理,較為分散”的特點,信息整合難度較大。另外傳統的層層上報匯總的管理方式,不僅工作量大,溝通效率也較低,同時各層級人員專業能力素質存在差異,一旦對某些指標的理解有差錯,很可能會影響到人員基本信息的準確性,不利于準確掌握全公司人員結構信息,也會直接影響到公司人力資源管控的效果。

基于e-HR系統,經過基層員工采集信息、信息匯總、數據整理、批量導入、信息修正等過程,將全公司近1萬人的基本信息全部錄入系統中,實現了全公司人力資源信息的統一整合,總公司對項目人力資源管理的監控力度大大加強。系統應用前,監控主要是通過現場檢查的方式開展,耗時耗力。現在只要登錄系統,就可以看到權限范圍內的項目及其人員信息,信息的準確與否也一目了然;同時,系統使人員信息更加規范標準化,為統計結果的正確性提供了重要保障。

    

        另外,中交一公局還實現了信息共享。系統應用前,項目員工想了解人事政策和辦事流程,都必須向人力資源部門咨詢,業務人員需要重復地做著解答工作,浪費很多精力和時間。現在,把公司人事政策或文件精神在系統首頁公告欄里公布,員工通過自助平臺登錄系統,就可以及時了解公司規章制度和辦事流程,縮短了信息溝通和反饋的時間,減小了管理難度。

 智能、流暢的保險結算

 多層級管理、員工數量大且內部流動頻繁,使中交一公局的社會保險結算存在著特殊性;少部分員工工作關系和保險關系并不在同一公司,如某員工在某公司的一個項目工作,但是由于特殊原因保險卻在另外一個公司繳納。這樣,通常每季度公司所屬單位之間、項目與公司單位機關之間就要進行社會保險結算。

使用e-HR系統前,結算的主要方式就是每月做好對賬工作,既要與財務對賬,又要跟各個有業務往來的項目及時溝通,而且主要運用Excel表,這就占用了大量的時間和精力。現在,保險管理的工作主要集中在機關,項目只需在做工資的時候引用保險數據,即可完成工作。每月機關只要在系統內做完保險數據,通過數據匯總把全部繳納保險人員按照項目單位進行劃分,每月只需一個匯總表發給各項目,就可輕松實現對賬的目標,使各單位之間的保險結算更為直觀。


 實現績效管理為核心的e化人才管理

 運用e-HR系統后,公司高效完成了機關2012年度的績效考核工作。系統為直線經理和員工的職責及管理行為提供了“全員參與、過程互動”的交流反饋平臺,并大幅度降低了管理成本,提高了管理效率,使管理便捷性得到提升。通過e-HR系統,將績效管理的理念、方法、職責轉化為流程和表單,固化在系統中,使員工和直線經理能夠共同按照系統流程的設置,依次完成“計劃、跟蹤、評估、反饋”的全過程,實現績效進程跟蹤及結果反饋,真正起到幫助員工及時修正工作目標、工作方法,改進績效管理的作用。

同時借助e-HR系統改變了傳統的填寫紙質表格,手工錄入匯總的績效考核方式,有效縮短了工作周期,減少了HR工作流程的重復性,使流程自動化;同時減少了不必要的人為干擾,提高了服務效率,使HR們有更多的精力投身于人才培養、人才發展規劃等人才戰略方面的工作。

  

 有效支撐起公司人力資源決策

數據是正確決策的前提條件,而傳統人力資源管理下的數據對決策的支撐是不足的。在傳統方式下,公司領導查看員工信息主要是向各級業務人員索取。盡管平時每月更新花名冊,但是花名冊反映的信息仍不夠全面,有時還需進一步向項目人員索要,導致上報信息總是存在一定的時間延遲,嚴重影響了決策的及時性。

通過e-HR系統,中交一公局建立起完備的人員信息數據庫,各級領導可以通過登錄系統,隨時查閱調取各層級員工信息,且系統的信息都比較全面,只要各基層人員把信息及時更新,就能很快查找出來。尤其是對于施工單位來說,經常需要調閱人員資質的證書等材料,使用系統后,所有材料全部電子化存儲,查找調閱更加便捷。人力資源管理信息系統的應用使公司各級領導能夠及時了解以及查看員工信息,為人力資源決策提供了有利依據。

 

項目建設體會

 合適的才是最好的。在e-HR系統選型階段,中交一公局通過大量的市場調研,綜合考慮了系統的易用性、靈活性、穩定性、可擴展性及系統提供商解決問題的能力、用戶的數量、團隊合作能力等方面的嚴格比選,最終選用了宏景e-HR系統來實現信息化的建設目標。

科學的系統建設規劃。項目建設的順利與否離不開良好的規劃,中交一公局在項目開始前就與宏景軟件進行了深入溝通,根據實際情況,宏景軟件按照“整體規劃、分步實施”的原則,確定了循序漸進的項目實施策略。主要分兩步走:第一步是建設系統基本模塊,完善人員信息。在很短的時間內,就將全公司的人員基本信息全部錄入信息系統。第二步主要著手建設各個人力資源業務模塊,主要模塊有人事異動、保險管理、績效管理、薪資管理和勞動合同。

在系統建設過程中,中交一公局遵循“邊開發、邊完善、邊推廣”的原則,完成一個模塊就培訓一個模塊。主要采用現場培訓的方式開展,人事專員在培訓現場一邊培訓、一邊操作,大大增強了培訓效果,為業務功能的推廣應用夯實了基礎。

中交一公局的e化人才管理過程告訴我們,信息化是改變人力資源管理模式、提升管理水平的有效手段,也是必要途徑。信息化建設是一個循序漸進的過程,需要與企業的實際情況、管理理念相結合,更需要得到企業自上而下的長期關注。


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